home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pwrquote / vendor.doc < prev    next >
Text File  |  1991-04-10  |  4KB  |  98 lines
  1.                          HOW TO USE THE VENDOR SCREEN
  2.  
  3.  
  4. This screen is used to create and update the vendor database. This information
  5. is used in producing purchase orders.
  6.  
  7. The system creates an index on the fields Major Category and Sub Category. This
  8. index can be used to search for a vendor. Spelling is critical for these two
  9. fields. For a vendor to come under the same Major Category and Sub Category,
  10. the spelling for these fields for a subsequent vendor must be the same as the
  11. spelling for a previous vendor. For example if a vendor is a computer dealer and
  12. the value entered for the vendor in the Major Category field is COMPUTERS and
  13. the value entered in the Sub Category field is MICROCOMPUTER, then subsequent
  14. vendors who are computer dealers should be coded with the same Major Category
  15. and Sub Category field values.
  16.  
  17. The field Last Activity records the date of the last activity for a vendor. It
  18. is initialized to the current date when a vendor record is added. It is
  19. automatically updated when any of the fields in a vendor record are changed and
  20. and when a PO or letter is created for the vendor.
  21.  
  22. If any of the following fields are left blank, they are automatically filled in
  23. with information from the Change Customer/Vendor Settings screen:
  24.  
  25. (1)  Sales Tax
  26. (2)  Terms
  27. (3)  FOB
  28. (4)  Ship Via
  29.  
  30. The field Comments is for adding comments about vendors. Comments might include
  31. the fact that a vendor has a long lead time on delivering certain items. When
  32. you select a vendor on the Produce PO screen, if there are any comments
  33. associated with the vendor, they will be displayed in a pop-up window.
  34.  
  35. If the Sales Tax field contain positions after the decimal point, the decimal
  36. point should be entered as part of the field. For example, 6.5% should be
  37. entered as 6.5.
  38.  
  39. To add a vendor record:
  40.  
  41. (1)  Enter 'A' in the process code field
  42. (2)  Fill in the fields
  43. (3)  Press Enter
  44.  
  45.      The field Vendor Id is the key field and duplicates are not allowed.
  46.  
  47. To inquire on a vendor record:
  48.  
  49. (1)  Enter 'I' in the process code field
  50. (2)  Fill in the Vendor Id field
  51.               or
  52.      Position the cursor in the Vendor Id field and press the F8 key. This will
  53.      bring up a pick list of major categories of vendors. Use the UpArrow,
  54.      DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  55.      category. When the highlight is at the proper major category, press Enter
  56.      to select the major category. After a major category has been selected, a
  57.      pick list of sub categories for the major category selected will be
  58.      displayed. A selection is made from this pick list in the same manner as
  59.      selecting a major category. After a sub category has been selected, a pick
  60.      list of vendors for the sub category selected will be displayed. You can
  61.      select the proper vendor from this pick list. After the proper vendor has
  62.      been selected, the system will delete all the pick lists from the screen
  63.      and leave the corresponding Vendor Id in the Vendor Id field. If you press
  64.      Esc while in the vendor pick list, the sub category pick list will be
  65.      displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you
  66.      press Esc again, the major category pick list will be displayed and you
  67.      can select another major category. Pressing Esc will always take you back
  68.      to the previous pick list.
  69. (3)  Press Enter
  70.  
  71.      After you have performed a successful inquiry, pressing the F4 key will
  72.      bring up the previous vendor. Pressing the F5 key will bring up the next
  73.      vendor. The system sorts all vendors by major category, sub category and
  74.      vendor id in determining which vendors come before or after a vendor. You
  75.      can perform an add, update or delete on a vendor and then press the F4 or
  76.      F5 key to get the next or previous vendor.
  77.  
  78. To update a vendor record:
  79.  
  80. (1)  Inquire on the vendor record that you wish to update
  81. (2)  Enter 'U' in the process code field
  82. (3)  Update the fields as needed. It is not necessary to re-enter fields where
  83.      there are no changes.
  84. (4)  Press Enter
  85.  
  86. To delete a vendor record:
  87.  
  88. (1)  Inquire on the vendor record that you wish to delete
  89. (2)  Enter 'D' in the process code field
  90. (3)  Press Enter
  91.  
  92.      When a vendor is deleted, any purchase orders for that vendor are also
  93.      deleted.
  94.  
  95. To clear the screen, press F9.
  96.  
  97. To exit the screen, press Esc.
  98.